檔案管理手段現(xiàn)代化，就是以現(xiàn)代信息管理技術、縮微技術、掃描技術、圖像處理技術、存儲技術、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡技術等實現(xiàn)檔案管理工作中的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統(tǒng)計等工作的現(xiàn)代化。無論紙質檔案、聲像檔案、磁質檔案或光電檔案，要真正實現(xiàn)其管理工作的現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)管理手段的現(xiàn)代化是核心內(nèi)容，當然檔案管理工作現(xiàn)代化是個系統(tǒng)工程，各個環(huán)節(jié)都是相輔相成的。
目前以計算機技術為核心的信息系統(tǒng)管理技術和網(wǎng)絡技術在國土資源局檔案管理工作的應用，就是國土資源局電子檔案管理信息現(xiàn)代化的代名詞。
系統(tǒng)總體結構
通過掃描儀或數(shù)碼相機將案件辦理過程中形成的檔案以及歷史檔案轉化成電子檔案方便查詢和審批。紙質檔案的管理具有檔案接收、錄入、上架入庫、檔案查檔利用的管理。
由于辦公自動化系統(tǒng)、CAD 的全面應用，數(shù)字化電子文件的數(shù)量與日俱增，隨著無紙化辦公進程的推進，數(shù)字化電子文件的管理和歸檔工作將越來越重要與迫切。
系統(tǒng)簡介
國土檔案是政府職能部門依照法律規(guī)定，代表國家對土地所有權、使用權及相關權利進行登記、確認和規(guī)范的管理活動中形成的，反映權利人、土地自然狀況及土地使用狀況，具有法律憑證價值，應當歸檔保存的各種載體的文件材料。土地檔案主要記錄和反映了土地權利人及土地、用地狀況的演變，包括土地使用權及土地演變和土地糾紛處理的結果及其過程。
土地使用權登記申請書，記載土地登記申請人對土地使用權利的申報及申請人的有關情況；
申請人的身份證明材料；
土地權屬證明材料；
申報土地使用的有關合同或法律證據(jù)。
以上材料由申請人提供，稱為登記收件要件，一般為原件。在確權審批過程中同形成了一系列審批文檔：
土地使用權調查表；
土地測繪及分幅圖、勘測記錄、照片等。
所有這些文檔是土地使用登記全過程的真實記錄，是土地管理的重要基礎資料，是永久性保存的檔案。
此套電子檔案管理系統(tǒng)是專門為從事國土資源管理單位檔案著錄歸檔、檔案檢索、檔案利用等管理需要設計開發(fā)的。檔案管理系統(tǒng)基于大型數(shù)據(jù)庫設計，可以適應各層次的需求。涵蓋了檔案管理各方面的業(yè)務內(nèi)容，具有功能全面、操作簡單、分類清晰、統(tǒng)一性與靈活性相結合，權限管理合理健全等特點。
國土資源局電子檔案管理系統(tǒng)包含檔案錄入子系統(tǒng)、檔案利用子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理三個部分。
檔案錄入子系統(tǒng)：
將檔案具體內(nèi)容電子化，確定檔案原始資料的種類數(shù)量，對檔案原始資料進行掃描，對錄入的檔案信息及掃描結果進行審查，驗證錄入檔案的正確性。
檔案利用子系統(tǒng)：
能根據(jù)多種條件查詢到滿足條件的檔案，模擬檔案管理人員從檔案室查看檔案，對檔案按多種情況進行統(tǒng)計，并產(chǎn)生統(tǒng)計圖表，打印系統(tǒng)所需要的多種信息。
國土資源局虛擬檔案館：
虛擬檔案管理采用圖形開發(fā)，集成圖象壓縮剪切處理、數(shù)據(jù)庫管理技術，任意打開檔案柜，動態(tài)顯示實物檔案，可任意激光打印輸出。
系統(tǒng)的應用可徹底改變目前手工檔案管理的模式，可按地籍號上架，也可按業(yè)務流水號上架，通過網(wǎng)絡可設置任意多臺查詢終端，極大地提高了檔案查閱速度，提高了檔案利用率。
系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)集成，可實時動態(tài)時查閱正在辦理的檔案收件，在業(yè)務辦理過程中也可隨時查閱檔案庫房，這一切，將對目前的檔案管理產(chǎn)生深遠的影響。
系統(tǒng)管理：
實現(xiàn)用戶管理、用戶密碼重置、修改密碼；實現(xiàn)系統(tǒng)的功能管理，角色列表，系統(tǒng)參數(shù)管理、數(shù)據(jù)字典管理，系統(tǒng)日志列表，業(yè)務日志列表。
技術特點：
符合國家標準。
掃描圖像優(yōu)化，能讓你掃描的檔案比別的系統(tǒng)掃描的檔案文件更清淅，文件更好，OCR識別率更高。
軟件的自由定義技術，檔案管理分類可實現(xiàn)自由擴展，除實現(xiàn)除地籍檔案數(shù)字化管理外，還可以為實現(xiàn)文書檔案等其它檔案進行管理。
用戶權限設置靈活合理，滿足不同權限用戶需求。
系統(tǒng)安全考慮周詳，提供操作日志管理及數(shù)據(jù)備份與恢復工具。
采用BS、CS相結合的方式設計，滿足大型應用需要。
