申請組織應(yīng)提交的文件申請組織應(yīng)提交的文件申請組織在擬申請認(rèn)證審核前三個(gè)月，應(yīng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提交下列文件資料，以供認(rèn)證機(jī)構(gòu)評審申請組織是否具備認(rèn)證審核的條件:
(1)HSE/OSH認(rèn)證書面申請書，申請認(rèn)證范圍;
(2)申請方同意遵守認(rèn)證要求，提供評價(jià)所需要的信息;
(3)具備獨(dú)立管理職能或獨(dú)立核算實(shí)體的證明復(fù)印件(如:營業(yè)執(zhí)照)及有關(guān)人力資源和技術(shù)資源;
(4)主要活動、產(chǎn)品和服務(wù)的工藝流程圖;
(5)HSE/OSH管理手冊、程序文件(含作業(yè)文件和記錄清單)必要時(shí)，提交作業(yè)文件;
(6)健康、安全與環(huán)境初始評價(jià)報(bào)告(含主要危害和影響場所清單);
(7)已編制的項(xiàng)目HSE作業(yè)計(jì)劃書、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)報(bào)告清單;
(8)近兩年未發(fā)生重大及以上事故的上級主管部門的證明。
申請受理認(rèn)證機(jī)構(gòu)收到申請材料之日起一個(gè)月內(nèi)作出是否受理申請的決定，并制定審核計(jì)劃，對申請材料進(jìn)行審查，判斷企業(yè)是否符合認(rèn)證審核的條件。對未通過審查的企業(yè)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)通知企業(yè)進(jìn)行補(bǔ)充、糾正;不具備條件的;認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽發(fā)不受理通知書;認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)說明不受理的理由。對于通過審查的組織，簽發(fā)受理申請通知書。
合同評審申請受理后，雙方簽訂HSE管理體系認(rèn)證合同：
認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)就申請方提出的條件和要求進(jìn)行評審，確保:
(1) 認(rèn)證機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)要求規(guī)定明確，形成文件并得到理解;
(2) 認(rèn)證機(jī)構(gòu)和申請組織在理解上的分歧已被消除;
(3) 認(rèn)證機(jī)構(gòu)有能力在擬認(rèn)證的范圍和活動現(xiàn)場內(nèi)實(shí)施認(rèn)證并能滿足申請方的其他具體要求(如申請組織使用的語言，申請方認(rèn)證范圍內(nèi)所涉的專業(yè)等)。
認(rèn)證各方的職責(zé)在認(rèn)證過程中，應(yīng)對認(rèn)證各方的職責(zé)加以明確：
1) 審核組的責(zé)任挑選審核組成員，保證審核組具備實(shí)施審核的經(jīng)驗(yàn)與技能，應(yīng)考慮到:(1)審核員的資格要求;(2)所需人數(shù)，小組成員的語言能力和技能;(3)有待審核的組織、過程、活動或職能的類型;(4)認(rèn)證與認(rèn)可機(jī)構(gòu)的要求;(5)小組成員與受審核方之間可能存在的利益沖突。
2) 認(rèn)證機(jī)構(gòu)的責(zé)任(1)決定是否需要審核;(2)與受審核方接觸，取得充分合作并啟動審核;(3)確定審核目的;(4)選派審核組長，對審核組的組成予以審批;(5)與審核組長商定審核范圍;(6)提供開展審核所需要的權(quán)限與資源;(7)批準(zhǔn)健康、安全與環(huán)境管理體系審核準(zhǔn)則;(8)批準(zhǔn)審核計(jì)劃;(9)接受審核報(bào)告。
3) 受審核的責(zé)任受審核方的責(zé)任和活動應(yīng)包括:(1)視需要向員工傳達(dá)審核的目的與范圍;(2)選派負(fù)責(zé)勝任的人員配合審核組的工作，擔(dān)任現(xiàn)場向?qū)?，讓審核員了解健康、安全及其他有關(guān)要求;(3)向?qū)徍私M提供必要的條件，保證審核的有效進(jìn)行;(4)應(yīng)審核員的要求，為他們提供接觸設(shè)施、員工、有關(guān)信息和記錄的便利條件;(5)協(xié)助審核組實(shí)現(xiàn)審核目的;(6)接受審核報(bào)告副本。
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