紙是中國(guó)的四大發(fā)明之一，紙質(zhì)文件是每個(gè)公司都存在的一個(gè)東西，文件的概況范圍也是非常的大，公司辦公室工作人員每年都有很多的文件產(chǎn)生，在加上公司的收費(fèi)票據(jù)、發(fā)|票、銀|行賬單等這些專用紙張文件，把這些文件加起來(lái)應(yīng)該會(huì)非常壯觀，那么全中國(guó)的文件加起來(lái)是不是都難以想象，有數(shù)據(jù)顯示，美國(guó)辦公室每年需要用到的紙張數(shù)量達(dá)到1.6萬(wàn)億張，中國(guó)的文件紙質(zhì)應(yīng)該也是非常的夸張。
以政|府機(jī)關(guān)為例，各種各樣的公|文檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案紛繁雜亂，不同的文檔資料存放于不同崗位的工作人員手上，調(diào)用時(shí)又會(huì)產(chǎn)生很大的麻煩，這也造成各個(gè)部門(mén)之間信息交互和資料共享的壁壘，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件還容易出現(xiàn)一些問(wèn)題；
1.錄入難：紙質(zhì)文檔等數(shù)據(jù)資料需要人工錄入到電腦系統(tǒng)中，工作量繁重，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；
2.共享難：紙質(zhì)文檔很難快速共享給相關(guān)人員，在共享經(jīng)濟(jì)發(fā)展如火如荼的今天，沒(méi)有一點(diǎn)共享思維顯然已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐了；
3.查找難：紙質(zhì)文檔歸類儲(chǔ)藏后，往往堆積在一起，即使分門(mén)別類，也很難快速查找到需要的文檔；
4.核對(duì)難：電子化的文檔很難快速與原文檔進(jìn)行匹配，導(dǎo)致電子信息的準(zhǔn)確度驗(yàn)證上比較麻煩；
5.易出錯(cuò)：手工錄入大量的紙質(zhì)信息難免會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，一一核對(duì)又需要專門(mén)安排人員，即便如此，也無(wú)法確保百|(zhì)分百準(zhǔn)確；
6.效率低：紙質(zhì)信息無(wú)法及時(shí)錄入系統(tǒng)延緩整個(gè)工作流程，工作效率大打折扣。
但是紙質(zhì)文件依然存在還是有它的原因，紙質(zhì)文件是指用筆和紙的形式記錄白菜的各種文字金額圖片不同形式的檔案文件，紙質(zhì)文件記載的內(nèi)容具有一定的法律性質(zhì)，還有很多種好處，紙質(zhì)文件無(wú)法代替、持久穩(wěn)定、隱私性和安全性，這些都是紙質(zhì)文件的一些好處，這也是人們一直在使用紙質(zhì)文件的原因。
但是會(huì)隨著時(shí)間的流逝，文件的價(jià)值也慢慢的消失了，就比如一份合同，它的價(jià)值就只有兩三年或者規(guī)定期限，他在規(guī)定時(shí)間內(nèi)是具有很強(qiáng)的法律性的，能夠保證公司的利益，但是超過(guò)期限，他就失去了作用，但是文件上門(mén)的內(nèi)容對(duì)公司來(lái)說(shuō)還是非常機(jī)密的，不可以泄露的，那么對(duì)待這些文件最|好的處理方式就是文件銷毀，去找專業(yè)的文件銷毀公司，專業(yè)文件銷毀公司可以做到文件銷毀程度足以讓公司安心。
